Kávé catering rendezvényre: 8 kérdés, amit érdemes tisztázni ajánlatkérés előtt

Megtaláltad a helyszínt. Készül a program. Már körvonalazódik a vendéglista. És szeretnél egy mobil kávépultot is. Mit érdemes megadni az ajánlatkéréshez? Minél pontosabb információt kap a szolgáltató, annál könnyebb az eseményhez illő kávés megoldást összeállítani.

8 kérdés az ajánlatkérés előtt

1. Hány vendég várható?

A létszám az egyik legalapvetőbb információ. Nem kell feltétlenül végleges szám, de egy reális becslés sokat segít a tervezésben.

2. Mennyi ideig tart az esemény?

Egészen más működést kíván egy rövidebb üzleti esemény és egy egész napos rendezvény. Add meg a teljes időtartamot és azt is, mikor szeretnéd elérhetővé tenni a kávészolgáltatást.

3. Mikor várható a legnagyobb forgalom?

Konferencián például a szünetek idején koncentrálódhat az érdeklődés. Esküvőn más a ritmus. Egy egész napos családi programon pedig folyamatosabb lehet a vendégforgalom.

4. Hol lesz a rendezvény?

Beltér vagy kültér? Milyen a megközelítés? Hol helyezhető el a kávépult? A helyszín adottságai a szolgáltatás megtervezésének fontos részét jelentik.

5. Milyen technikai lehetőségek vannak?

Ne próbáld megtippelni, mire lesz szükség. Kérdezd meg a szolgáltatótól, és egyeztessétek a helyszínnel a szükséges feltételeket. Így elkerülhetők a rendezvénynapi meglepetések.

6. Milyen italokat szeretnének a vendégek?

A klasszikus espressoalapú italok mellett érdemes az esemény közönségére is gondolni. A pontos kínálatot mindig a szolgáltató aktuálisan elérhető lehetőségei alapján érdemes egyeztetni.

7. Vannak speciális igények?

Növényi alternatíva? Egyedi eseménykoncepció? Speciális kiszolgálási idő? Érdemes már az elején jelezni minden olyan igényt, amely hatással lehet az ajánlatra.

8. Milyen szerepet kapjon a kávépult?

Ez az egyik legérdekesebb kérdés. Egyszerű vendéglátási pont legyen? Központi találkozóhely? Networking zone? A márkaaktiváció része? Az esküvő egyik látványos gasztronómiai eleme? Ha ezt tudod, sokkal könnyebb a teljes szolgáltatást a rendezvényhez igazítani.

A jó brief fél siker

Nem kell húszoldalas dokumentumot írni. Egy átgondolt ajánlatkérés azonban sok időt spórol mindkét félnek.

• helyszín
• időpont
• vendéglétszám
• program
• kívánt szolgáltatás

Ezekkel már nagyon jó alapot adhatsz. Egy jól felépített kávéztatás egy konferencián is sokat számít a hangulat szempontjából.