Kaffee Catering für Events: 8 Fragen, die vor der Angebotsanfrage wichtig sind

Die Location steht. Das Programm nimmt Form an. Die Gästeliste wächst. Und eine mobile Kaffeebar soll auch dabei sein. Was gehört in die Anfrage? Je präziser die Angaben, desto passgenauer lässt sich das Kaffee Catering für die Veranstaltung planen.

8 Fragen vor der Angebotsanfrage

1. Wie viele Gäste werden erwartet?

Die Gästezahl gehört zu den wichtigsten Basisangaben für jedes Kaffee Catering. Eine finale Zahl ist nicht nötig, aber eine realistische Schätzung erleichtert die Planung enorm.

2. Wie lange dauert die Veranstaltung?

Eine kurze Firmenveranstaltung braucht ein anderes Setup als ein ganztägiges Event. Nennt die Gesamtdauer und den gewünschten Zeitraum für die mobile Kaffeebar.

3. Wann wird der größte Andrang erwartet?

Bei einer Konferenz konzentriert sich das Interesse oft auf die Pausen. Eine Hochzeit hat ihren eigenen Rhythmus. Bei einem ganztägigen Event kann der Gästestrom gleichmäßiger verlaufen.

4. Wo findet die Veranstaltung statt?

Drinnen oder draußen? Wie ist die Anfahrt? Wo lässt sich die Kaffeebar für Veranstaltungen aufstellen? Die Gegebenheiten der Location sind zentral für die Planung des Barista Service.

5. Welche technischen Voraussetzungen gibt es?

Ratet nicht, was benötigt wird. Fragt beim Anbieter nach und klärt die Anforderungen gemeinsam mit der Location. So vermeidet ihr Überraschungen am Veranstaltungstag.

6. Welche Getränke wünschen sich die Gäste?

Neben klassischen Espresso-Getränken lohnt sich ein Blick auf das Publikum. Das genaue Angebot für Specialty Coffee Events sollte immer mit dem Anbieter anhand der aktuell verfügbaren Möglichkeiten abgestimmt werden.

7. Gibt es besondere Anforderungen?

Pflanzliche Alternativen? Ein besonderes Eventkonzept? Ein spezielles Zeitfenster für den Service? Solche Wünsche gehören von Anfang an in die Anfrage.

8. Welche Rolle soll die Kaffeebar spielen?

Das ist vielleicht die spannendste Frage. Ein einfacher Erfrischungspunkt? Ein zentraler Treffpunkt? Eine Networking-Zone? Teil einer Markenaktivierung, wie im Beitrag zur mobilen Kaffeebar für Markenaktivierungen? Oder das Highlight einer Hochzeits-Kaffeebar? Sobald das klar ist, lässt sich der gesamte Service viel gezielter auf euer Event abstimmen.

Ein gutes Briefing ist die halbe Miete

Ihr braucht kein zwanzigseitiges Dokument. Eine durchdachte Anfrage spart aber beiden Seiten viel Zeit bei der Planung von Kaffee Catering für Events.

• Location
• Termin
• Gästezahl
• Programm
• gewünschter Service

Damit habt ihr bereits eine sehr gute Grundlage. Wie viel ein durchdachter Event Barista bei einer Konferenz bewirken kann, zeigt sich oft erst vor Ort.