Die Kaffeepause, die man nicht ankündigen muss: so wird die Theke zum Treffpunkt

Es gibt diesen Veranstaltungsmoment, wenn ein Vortrag endet, die Türen aufgehen und alle gleichzeitig losziehen. Manche suchen ihr Telefon, andere ihre Kollegin, und jemand hat von weitem schon die Kaffeetheke entdeckt. Bis der erste Cappuccino fertig ist, fällt ein „Was hast du zum Vortrag gesagt?“ – und etwas hat begonnen, das man nicht in das Programmheft hätte schreiben können.

Eine mobile Kaffeetheke hat genau so eine spannende Rolle: Sie gibt eine Gelegenheit zum Verweilen. Damit aus diesem Verweilen ein angenehmer Treffpunkt wird, braucht es neben gutem Kaffee auch einige gut durchdachte organisatorische Entscheidungen.

Gut erreichbar, aber nicht im Weg

Der Standort der Theke zählt mehr, als man auf den ersten Blick vermuten würde. Versteckt sie sich am Ende eines Flurs, muss man suchen. Steht sie direkt vor der Saaltür, können Kaffeewartende und hinausdrängende Personen im schlimmsten Sinne aufeinandertreffen.

Suchen Sie einen Punkt, der gut sichtbar, leicht zugänglich ist und an dem die Gäste nach dem Empfang ihres Getränks einen Schritt zur Seite machen können. So können Bestellung, Ausgabe und Gespräch drei getrennte kleine Bewegungen sein, ohne dass sich die Menschen gegenseitig im Weg stehen.

Auch fürs Gespräch braucht es Platz

Ein paar nahegelegene Stehtische, eine lockerere Sitzecke oder ein bewusst freigehaltener Bereich helfen dabei, dass die Gäste nicht sofort weiterziehen. Mit einem Getränk in der Hand ist es schwierig, gleichzeitig die Tasche zu ordnen, eine Visitenkarte zu suchen und begeistert zu gestikulieren.

Man muss nicht den ganzen Veranstaltungsort in ein Café verwandeln. Es genügt eine kleine Umgebung, in der es bequem ist, ein paar Minuten zu verbringen, während der Service ungestört weiterlaufen kann.

Ein verständliches Angebot

Bei Veranstaltungen ist eine lange Getränkekarte nicht unbedingt unser bester Freund. Gäste möchten meist auf einen Blick sehen, was es gibt. Ein gut lesbares Angebot, ein eindeutiger Bestellpunkt und vorher abgestimmte Alternativen können viele unnötige Fragen verhindern.

Neben der erwarteten Gästezahl lohnt es sich auch zu klären, ob alle gleichzeitig eintreffen. Eine ganztägig verfügbare Kaffeetheke ist eine ganz andere Situation als eine kurze, gemeinsame Konferenzpause.

Ein kleines Detail, über das man leicht spricht

Eine schöne Theke, eine auffällige Kaffezubereitungsgeste oder ein freundlicher Hinweis auf dem Becher können einfache Gesprächsöffner sein. Man muss nicht für jeden Gast eine eigene Aktivität organisieren. Manchmal reicht ein „Hast du das gesehen?“

Wenn Sie eine Kaffeetheke für Ihre Veranstaltung planen, notieren Sie neben Ort und Dauer auch den Rhythmus des Programms. Die Details des FOMO Coffee Cart sollten in Abstimmung damit besprochen werden, damit die Kaffeepause tatsächlich Raum im Event erhält.