Nachmittags Cappuccino, abends Anstoßen: eine Bar, viele Stimmungen

Nachmittags gibt es noch Vorträge und Vorstellungen, abends werden die Gespräche lockerer und es läuft Musik. Dieselbe Veranstaltung kann sich innerhalb weniger Stunden ganz anders anfühlen. Gut ist, wenn das Catering diesen Wechsel mitgehen kann: Nach einem willkommenen Kaffee bei der Ankunft kann später ein Bier oder ein einfacher Cocktail in den Vordergrund treten.

Eine Beer & Coffee Bar kann für solche Events einen spannenden Ausgangspunkt bieten. Neben Kaffees können auch gezapfte Biere und einfachere Cocktails angeboten werden – entsprechend einer vorher abgestimmten Auswahl. Die Planung gelingt, wenn klar ist, was zu welchen Zeiten angeboten werden soll.

Das Programm sollte die Getränkekarte mitgestalten

Seht euch den Ablaufplan der Veranstaltung an. Wann kommen die Gäste an? Gibt es ein gemeinsames Abendessen? Wann wird das Programm ungezwungener? Diese Punkte helfen zu entscheiden, welche Rolle die Bar spielen soll.

Ihr müsst den Tag nicht starr in einen Kaffee‑ und einen Abendteil teilen. Sinnvoller ist es, festzulegen, welche Getränke gleichzeitig verfügbar sein sollen und in welchen Zeiträumen mit welcher Nachfrage zu rechnen ist. Die Möglichkeiten zur gleichzeitigen Bedienung sollten anhand der konkreten Barkonfiguration abgestimmt werden.

Auch ein kurzes Angebot kann Charakter haben

Eine Veranstaltungsbar muss nicht das gesamte Cocktailrepertoire zeigen. Einige durchdachte Getränke, die zur Gesellschaft passen, sind übersichtlicher und lassen sich besser an die Stimmung des Events binden.

Beachtet bei der Auswahl neben den Favoriten auch den Serviceablauf. Welche Vorbereitungen sind nötig? In welchen Gläsern werden die Getränke serviert? Wie häufig ist Nachschub notwendig? Eine gut funktionierende Getränkekarte ist auch hinter der Theke durchdacht.

Beim Anstoßen sollte jeder einen Platz finden

Es gibt Menschen, die fahren müssen, andere, die keinen Alkohol trinken, und wiederum andere, die einfach etwas Anderes möchten. Plant die alkoholfreie Auswahl genauso sorgfältig wie Bier oder Cocktails.

Stimmt die verfügbaren alkoholfreien Getränke vorher ab und führt sie deutlich auf der Karte auf. Es ist hilfreich, wenn Gäste nicht erst nachfragen müssen, welche Möglichkeiten es gibt.

Die Arbeit im Hintergrund sorgt für Leichtigkeit

Eis, Kühlung, Gläser, Wasser, Abfallentsorgung, Zugänglichkeit vor Ort: weniger fotogene Details, aber ohne sie lässt sich kein elegantes Barerlebnis organisieren. Klärt vor dem Aufbau, was der Dienstleister stellt, was der Veranstaltungsort stellt und was extra bestellt werden muss.

Legt im Angebot das Getränkeangebot, eventuelle Mengen‑ oder Verbrauchsbegrenzungen und die Betriebszeiten fest. So wird aus der Vorstellung „es gibt eine Bar“ eine genau definierte Leistung.

Wenn ihr eine Anfrage für die Beer & Coffee Bar stellt, beschreibt, welchen Verlauf eure Veranstaltung von Nachmittag bis Abend nimmt. Daraus lässt sich leichter ein Angebot zusammenstellen, das in jeder Phase seine Aufgabe hat.