Guter Kaffee, kürzere Warteschlangen: wie Sie für die Konferenz-Spitzenzeit planen

Der Vortrag ist zu Ende, die Tür geht auf, und plötzlich denken alle dasselbe: Kaffee. Laut Programm sind zwanzig Minuten Pause vorgesehen. Darin müssen der Toilettengang, ein Anruf, zwei schnelle Vorstellungsrunden und der Cappuccino Platz finden.

Eine solche Situation lässt sich nicht allein an der Gesamtteilnehmerzahl festmachen. Hundert Gäste, die sich über mehrere Stunden hinweg zum Tresen bewegen, sind eine ganz andere Aufgabe als dieselbe Anzahl Menschen in einer gemeinsamen Pause. Für eine gute Vorbereitung muss man auch wissen, wann die Nachfrage zusammenläuft.

Senden Sie den Ablaufplan auch an den Dienstleister

Datum und Betriebszeit in der Angebotsanfrage sind wichtig, aber der detaillierte Ablauf gibt noch mehr Auskunft. Markieren Sie die Registrierung, gemeinsame Pausen, das Mittagessen und jene Zeitpunkte, zu denen voraussichtlich viele gleichzeitig bestellen möchten.

Wenn in mehreren Räumen parallel Programme laufen, ist es wichtig, ob die Vorträge gleichzeitig enden. Die Bedienung sollte an diesen Ankunftsrythmus angepasst werden, im Rahmen der organisatorischen Möglichkeiten.

Die Karte ist Teil des Arbeitsablaufs

Ein Espresso, ein Milchgetränk und ein personalisiertes Getränk können aus unterschiedlichen Arbeitsschritten bestehen. Bei der Zusammenstellung des Angebots sollten Sie daher neben Optik und Gästewünschen auch den Ablauf der Bedienung besprechen.

Eine gut lesbare Getränkekarte hilft schon in der Schlange bei der Auswahl. Die Gäste sollten nicht erst am Tresen erfahren, was erhältlich ist. Besondere Optionen sollten ebenfalls klar gekennzeichnet sein, damit nicht jede Bestellung mit einem langen Erklärungsbedarf beginnt.

Bestellung und Ausgabe dürfen sich nicht stauen

Viel Unsicherheit entsteht, wenn wartende Gäste nicht wissen, wo sie ihr Getränk bekommen. Bestell- und Ausgabestellen sollten leicht erkennbar sein, und es sollte ein freier Weg für diejenigen bleiben, die bereits fertig sind.

Auch der Platz für Ergänzungen sollte durchdacht sein. Wenn jemand Zucker sucht oder einen Deckel auf den Becher setzt, sollte er möglichst nicht gerade dort stehen, wo der nächste Gast bestellen würde. Das sind kleine Bewegungen, aber in einer vollen Pause summieren sie sich.

Bitten Sie um konkrete Zusagen für konkrete Situationen

Statt der allgemeinen Frage „Wie viele Kaffees werden pro Stunde zubereitet?“ zeigen Sie die konkrete Aufgabe: mit welchen Getränken, wie vielen Gästen, in welchem Zeitfenster und mit welchem zusätzlichen Erlebnis Sie planen.

So lassen sich Personalbedarf, Ausstattung und die erforderlichen Servicelösungen sinnvoll besprechen. Wenn der Ablauf es zulässt, kann auch eine zeitliche Streckung des Kaffeeangebots oder eine Verteilung der Ankünfte in Betracht gezogen werden. Das sind Optionen, die nach Veranstaltungsort und Ziel abgewogen werden müssen.

Bringen Sie zur Abstimmung mit dem FOMO Coffee Cart also neben der Anzahl der Gäste auch das Drehbuch der Kaffeepause mit. Je genauer das Bild, desto leichter lässt sich ein Service planen, der zum tatsächlichen Rhythmus der Veranstaltung passt.